Danish Diabetes and Endocrine Academy (DDEA) søger Management Assistant

Job title:

Danish Diabetes and Endocrine Academy (DDEA) søger Management Assistant

Company

Odense Universitetshospital

Job description

For English Version, see belowHar du solid erfaring med ledelsessupport, projektledelse og personaleadministration og er du stærk i kommunikation – især engelsk? Er du struktureret og proaktiv og trives i et dynamisk miljø? Så er du måske den rette Management Assistant til DDEA’s sekretariat.I DDEA søger vi en Management Assistant til at assistere vores Managing Director med den daglige drift og praktiske implementering af DDEA’s strategi og aktiviteter. Du vil desuden fungere som projektleder for vores bevillingsaktiviteter.Som medarbejder i DDEA bliver du en del af et dedikeret sekretariat på syv personer, placeret på Odense Universitetshospital, hvor vi arrangerer uddannelses- og netværksaktiviteter og uddeler bevillinger til yngre forskere (læs mere nedenfor).Opgaver som Management AssistantDine væsentligste opgaver vil være:

• Projektledelse af DDEA’s bevillingsaktiviteter: Administrere, planlægge og koordinere bevillingsaktiviteter, herunder opslag af bevillinger, koordinere bedømmelsesprocesser, tildeling af bevillinger, kommunikation med ansøgere, løbende opfølgning med bevillingsmodtagere, samt koordinere afholdelse af udvalgte uddannelses- og netværksaktiviteter, der involverer DDEA’s bevillingsmodtagere.
• Støtte til bestyrelse og udvalg: Fungere som sekretær for bestyrelsen, Advisory Board og ad hoc-udvalg, herunder organisering af møder, forberedelse af materialer, udarbejdelse af referater og opfølgnings og eksekvering på beslutninger.
• Ansvar for HR og personaleadministration: Håndtere HR- og personaleadministration for medarbejderne i DDEA-sekretariatet, samarbejde med Odense Universitetshospitals HR-afdeling, assistere med rekruttering, kontrakter, onboarding, fraværsregistrering og sikre overholdelse af personalepolitikker.
• Administration og procesledelse: Sikre effektive administrative processer i DDEA-sekretariatet og overholdelse af Odense Universitetshospitals regler samt DDEA’s bevillingsaftale med Novo Nordisk Fonden.
• Rapportering: Håndtere rapportering til Novo Nordisk Fonden gennem online rapporteringsværktøjet Researchfish, herunder administration, dataindsamling og -indtastning samt årlige rapportindsendelser.
• Support til DDEA’s Managing Director: Assistere i forhold til selvevalueringsprocesser og rapportering, korrekturlæsning, og ad hoc opgaver.

Faglige kvalifikationer som Management AssistantVi søger en profil med følgende kompetencer:

• Uddannelse: Relevant videregående uddannelse.
• Ledelsessupport og administration: Stærke administrative og organisatoriske evner med dokumenteret og lang erfaring inden for ledelsesstøtte og ledelsesassistance, f.eks. som Management Assistant, Executive Assistant, personlig assistent eller lignende.
• Projekt- og procesledelse: Dokumenteret erfaring med koordinering og ledelse af projekter samt sikring af effektive arbejdsprocesser. Erfaring med bevillingsadministration er en fordel.
• Kommunikations- og sprogkundskaber: Fremragende skriftlige og mundtlige kommunikationsevner, især på engelsk.

Herudover forventer vi, at du:

• har et godt overblik, er struktureret i din arbejdsform og er i stand til at håndtere opgaver med professionalisme, sans for detaljer og høj kvalitet.
• kan arbejde proaktivt og selvstændigt, tage initiativ og teten på opgaver, herunder at du er god til at sætte i gang og følge op.

Vi tilbyder:

• Et dynamisk arbejdsmiljø med stor fleksibilitet, varierede og spændende arbejdsopgaver samt mulighed for at få indsigt i bevillingsadministration og -styring.
• En central rolle i DDEA-sekretariatet, en udviklingsorienteret organisation med fokus på professionalisme, kvalitet og resultater, hvor vi prioriterer service og integritet, og hvor du vil få ansvar og indflydelse gennem tæt samarbejde med vores Managing Director.
• En hverdag med kontakt til forskere og samarbejdspartnere på universiteter og universitetshospitaler i Danmark og også til internationale forskermiljøer og life-science industrien.

Ansættelsessted, løn og ansættelsesvilkår
Du ansættes ved Odense Universitetshospital med reference til Managing Director for DDEA.Ansættelsen er tidsbegrænset i perioden 1. april 2025 til 31. oktober 2027.Den ugentlige arbejdstid er 30 timer.Aflønningen sker på overenskomstmæssige kontraktvilkår i henhold til gældende regional overenskomst, med mulighed for forhandling på basis af individuelle kvalifikationer.Ansøgning og yderligere oplysninger
Ansøgningsfrist er den 10. februar 2025.Ansættelsessamtaler afholdes i uge 8 (februar).For yderligere information inklusiv jobbeskrivelse kan du kontakte Managing Director Tore Christiansen, 2964-6764 ellerDu er velkommen til at indsende din ansøgning på dansk eller engelsk (vi bruger primært engelsk til at kommunikere både internt og eksternt).Vi ser frem til at modtage din ansøgning.Om Danish Diabetes and Endocrine Academy
DDEA er et landsdækkende initiativ for forskning og forskeruddannelse inden for diabetes og klassisk endokrinologi, der samler både yngre forskere og seniorforskere fra universiteter, hospitaler og life-science industrien i Danmark. Et særligt formål er at give unge forskertalenter optimale muligheder for at dygtiggøre sig og forfølge en karriere inden for feltet. Du kan læse mere om DDEA på vores .English versionAre you an organized and proactive professional with long experience in management support, project management, and personnel administration? Do you thrive in a dynamic environment and excel in communication – especially in English? If so, you might be the right candidate for the role of Management Assistant at the Danish Diabetes and Endocrine Academy (DDEA).DDEA is seeking a Management Assistant to support our Managing Director in the day-to-day management of DDEA’s operations and in the practical implementation of the DDEA’s strategy and activities. In particular, you will also act as the project manager of our grant activities.You will be part of a dedicated seven-member project secretariat based at Odense University Hospital where we organize education and networking activities and allocate grants to early-career researchers (read more below).Key ResponsibilitiesYour primary tasks will be:

• Project Management and Administration of Grant Activities: Manage, plan and coordinate grant-related activities, including calls for applications, peer review processes, grant allocations, communication with applicants and grant recipients, coordinate the organization of selected education and networking activities that involve DDEA grants and grant recipients.
• Board and Committee Support: Act as secretary for the Board of Directors, Advisory Board, and ad hoc committees, including organizing meetings, preparing materials, writing minutes, and following up on actions.
• HR and Personnel Administration: Oversee HR and personnel administration for DDEA Secretariat staff, liaise with Odense University Hospital’s HR department, assist with recruitment, contracts, onboarding, absence tracking, and compliance with personnel policies.
• Administrative Process Management: Ensure efficient administrative processes of the DDEA Secretariat and compliance with Odense University Hospital’s regulations and DDEA’s grant agreement with the Novo Nordisk Foundation (NNF).
• Reporting: Manage reporting to NNF through the online reporting tool Researchfish, including administration, data collection and entry, and annual report submissions.
• Support to Managing Director: Assist with self-evaluation processes and reporting, proofreading, and ad hoc administrative tasks.

Your Qualifications and Skills
We are looking for a Management Assistant with the following qualifications and skills:

• Educational Background: A university degree.
• Management Support and Administrative Expertise: Strong administrative and organizational skills with proven and long experience in management support and providing managerial assistance, e.g. as a Management or Executive Assistant, PA, or the like. Experience in HR/personnel administration is an advantage.
• Project and Process Management: Proven experience in coordinating and managing projects and ensuring efficient workflows. Experience in grant management/administration is an advantage.
• Communication and Language Skills: Excellent written and spoken communication skills, in particular in English.

Further, we expect that you possess the following personal skills:

• Organized and structured in your work with the ability to handle multiple tasks with precision, professionalism, an eye for detail and quality.
• Proactive mindset and capable of working independently, taking initiative, and following through on responsibilities.

We offer you

• A dynamic work environment with great flexibility, varied and exciting tasks, and the opportunity to gain insight into grant management and administration.
• A central role in the DDEA Secretariat, a development-oriented organization where we focus on professionalism, quality and results, and prioritize service and integrity, and where you will have responsibility and influence through close collaborations with the Managing Director.
• Opportunities to engage with researchers, universities, hospitals, and the life-science industry in Denmark and internationally.

Employment Details
You will be employed at Odense University Hospital, Denmark, with reference to DDEA’s Managing Director.The position is limited from 1 April 2025 to 31 October 2027.The weekly working hours are 30 hours.Your salary will be according to the current regional collective agreement, with the possibility of individual negotiation based on qualifications.Application and Further Information

• Application Deadline: 10 February 2025
• Interviews: Week 8 (February)

For further information, please contact Managing Director Tore Christiansen at or +45 2964 6764.We prefer that you write your application in English as we use English for communicating both internally and externally, but you may also submit an application in Danish.We look forward to receiving your application!About DDEA
The Danish Diabetes and Endocrine Academy (DDEA) is a national initiative focused on research and researcher education in diabetes and classical endocrinology. We bring together early-career and senior researchers from universities, hospitals, and the life-science industry across sectors, research disciplines and borders. Our goal is to provide early-career researchers with the best opportunities to develop and pursue careers in the field. You can learn more about DDEA at: .OUH er Patientens Universitetshospital i Region Syddanmark. Vi varetager behandling af patienter i hospitalets nær- og regionsområde og modtager patienter fra hele landet med behov for højt specialiseret behandling inden for en række områder.OUH dækker 10 % af aktiviteten i det danske sygehusvæsen og er et af landets største sygehuse med et budget på 7,3 mia. kr., ca. 106.000 udskrevne patienter og 1,1 mio. ambulante besøg hvert år. Vi er ca. 10.000 medarbejdere, og hospitalet er beliggende i Odense, Nyborg, Svendborg og på Ærø.

Expected salary

Location

Odense, Syddanmark

Job date

Sun, 12 Jan 2025 00:01:34 GMT

To help us track our recruitment effort, please indicate in your email/cover letter where (jobsineu.net) you saw this job posting.