Management Assistant

Job title:

Management Assistant

Company

VIB

Job description

Het VIB-KU Leuven Center for Cancer Biology (CCB) is één van de onderzoekscentra van het Vlaams Instituut voor Biotechnologie (VIB) gevestigd aan de KU Leuven (Campus Gasthuisberg). Vandaag zijn er binnen het CCB 14 onderzoeksgroepen actief met in totaal een tewerkstelling van rond de 250 medewerkers.
Aan het hoofd van elke van deze onderzoeksgroepen staat telkens een professor met een specifieke expertise in kankeronderzoek, die een team onder zich heeft van postdocs, PhD-studenten, laboranten en wetenschappelijk medewerkers. Voor de administratieve ondersteuning van een aantal van onze onderzoeksgroepen zijn we op zoek naar een gedreven Management Assistant. Functie
Je bent inzetbaar voor de ondersteuning van verschillende onderzoeksgroepen binnen het centrum.
In eerste instantie zal je voornamelijk werken voor 3 labo’s in combinatie met algemene activiteiten van het gehele center.
Binnen deze rol komen volgende verantwoordelijkheden centraal te staan:
Proactief en nauwkeurig agendabeheer van professorenOrganiseren van meetings & seminarsFeilloos organiseren van internationale business trips: transport, verblijf, volledige logistieke ondersteuningBestellingen voor het labo ingeven en opvolgen, alsook de verwerking van onkostennota’s en visa transactiesVerder ben je ook verantwoordelijk voor:
De ontvangst van bezoekers en de organisatie van de logistieke omkadering en het programmaHet bieden van administratieve ondersteuning bij het opstellen van labo/departementale documenten, beursaanvragen, doctoraatsverdedigingen, rapportering van onderzoeksprojecten en CV updates van professorenHet inspelen op Ad Hoc vragen van professoren en medewerkers van de labo’sHet beheer van de website en databases van het labo
Profiel
Je spreekt en schrijft vlot Nederlands en EngelsJe hebt al een eerste ervaring met het organiseren van internationale reizenBachelorsdiploma of gelijkwaardige ervaring met een sterke administratieve focus en een leergierige houdingErvaring met het organiseren van business trips is een mustJe hebt een uitstekende kennis van Microsoft Office (Outlook/Word/PowerPoint/Excel), One Drive, Teams en je wilt je vaardigheden op dit gebied voortdurend verbeterenJe leert snel nieuwe digitale tools aanKennis van SAP is een grote plusCommunicatieve skills: Je communiceert diplomatisch en discreet; je kan snel schakelen tussen verschillende stakeholders en je taken aanpassen naar gelang de noden van de groepJe wordt gewaardeerd voor je proactiviteit en nauwkeurigheidJe bent een problem solver, diplomatisch en discreetJe houdt ervan om zelfstandig te werken én bent tegelijkertijd een teamplayerJe hebt affiniteit met de wetenschappelijke/academische wereldWij bieden
Een voltijdse of 80% tewerkstelling
Een contract onbepaalde duur
Een gevarieerde functie in een uitermate dynamische internationale wetenschappelijke omgeving
Een inspirerende setting die groei en persoonlijke ontwikkeling aanmoedigt
Startdatum: zo snel mogelijkHoe solliciteren?
Gemotiveerde kandidaten worden gevraagd online te solliciteren. Gelieve een motivatiebrief en CV bij je sollicitatie toe te voegen. Sollicitaties zijn welkom totdat de vacature is ingevuld.
Voor meer informatie m.b.t deze functie kan je mailen naar hr.ccb@kuleuven.be [mailto:hr.ccb@kuleuven.be] .

Expected salary

Location

Leuven, Vlaams Brabant

Job date

Wed, 12 Feb 2025 23:57:47 GMT

To help us track our recruitment effort, please indicate in your email/cover letter where (jobsineu.net) you saw this job posting.