SECRETAIRE UNIVERSITAIRE / ASSISTANT DE FORMATION (H/F)

Titre du poste :

SECRETAIRE UNIVERSITAIRE / ASSISTANT DE FORMATION (H/F)

Société

Institut Catholique de Toulouse

Description du poste

ENTREPRISE :Rejoindre l’Institut Catholique de Toulouse, c’est la garantie d’appartenir à une communauté universitaire prestigieuse et engagée. Dans un lieu chargé d’histoire, l’ICT est situé au cœur du centre-ville de Toulouse (quartier des Carmes). Riche de la diversité des milieux sociaux, des cultures et des sensibilités des personnes qu’il accueille, nous cultivons la proximité et le développement tant personnel que professionnel de nos étudiants.Notre établissement pluridisciplinaire vous permettra à la fois d’élargir le spectre de vos compétences, mais également de vous créer un réseau de professionnels étendu.Le personnel bénéficie d’avantages permettant de concilier vie privée et vie professionnelle : semaine de 4,5 jours possible, 8 semaines de repos (congés payés + RTT), accord de télétravail, …Vous êtes à la recherche d’un poste stimulant ? Rejoignez-nous. Polyvalent et en contact avec des interlocuteurs variés, vous vous verrez confier une diversité de missions.MISSION :Vos missions :Sous la responsabilité du Doyen ou Directeur d’organisme et en collaboration avec les équipes en place, vos missions principales seront les suivantes :

• Gestion et suivi administratif, logistique et pédagogique des étudiants/stagiaires

Paramétrer et mettre à jour des parcours de formation dans le logiciel Aurion, référencer les formations sur les plateformes (organismes financeurs, Parcoursup, …)Assurer la gestion administrative et logistique en lien avec l’équipe, établir les documents relatifs au suivi (feuille d’émargement, convocations, attestations de présences, …)Réaliser des activités de secrétariat : accueil (physique, téléphonique, mail des étudiants, enseignants, familles, partenaires, …), informations aux usagers, archivage, …Editer les relevés de notes, attestations de réussite, diplômes, …

• Gestion des calendriers universitaires et emplois du temps sur Aurion

Saisir les emplois du temps, réserver les salles, gérer les changements et communiquer aux parties intéressées

• Gestion des examens :

Organiser les examens, conformément aux modalités de contrôle de connaissances (calendrier, réception des sujets, reprographie, planification des soutenances, …)Solliciter les fichiers de notes, assurer les relances et saisir les éléments sur le logiciel AurionPréparer les jurys d’examen (édition des PV, convocation des jurys, …)

• Gestion des dossiers de candidatures et inscription

Vérifier les dossiers (contrôles des pièces, relances, …) et saisir dans Aurion les éléments nécessaires à l’inscription pédagogiqueFacturer le cas échéantEditer les justificatifs d’inscription (carte étudiante, certificat, …)

• Reporting de l’activité, support général à l’équipe

Procéder au reporting des différentes activités selon les procédures en place (suivi étudiants, données statistiques, …)Participer, le cas échéant, aux réunions pédagogiquesVeiller à la réalisation des tâches avec rigueur et dans les délais impartisContribuer à l’amélioration des procéduresParticiper ponctuellement à la promotion de l’ICT (salons, JPO, …)Garantir les liens avec les acteurs institutionnelsNotre proposition :Poste en CDI à temps complet (37h/sem., sur 4,5 jours, RTT, 6 sem. de congés payés)Télétravail : 1 jour après 6 mois d’anciennetéSalaire brut mensuel : 1767€ + 13ème mois (après carence de 6 mois)Mutuelle prise en charge à 60%. Accord d’intéressement. Restauration collective sur place avec participation employeur.PROFIL :Votre profil :Titulaire d’un Bac + 2 dans le domaine de la gestion PME, assistanat de direction, vous justifiez d’une expérience d’au moins 2 ans dans un établissement d’enseignement supérieur ou organisme de formation.La connaissance du fonctionnement de l’enseignement catholique et/ou universitaire serait un plus.Vous maitrisez le pack office et avez une capacité d’adaptation sur les nouveaux outils numériques (Aurion, Moodle, …)Savoir-être :Sens de l’organisationTravail en équipeAutonomieRigueurCommunications écrite et orale correcteDans le cadre de la politique handicap de l’ICT, toutes les candidatures seront étudiées.Informations :Domaine d’activité : Secrétariat / Assistanat
Nombre de postes : 1 POSTE
Expérience : Plus de 6 mois
Diplôme : Bac +2
Lieu : TOULOUSE

Salaire attendu

€1767 per month

Emplacement

Toulouse

Date de travail

Sat, 14 Dec 2024 01:22:19 GMT

Pour nous aider à suivre nos efforts de recrutement, veuillez indiquer dans votre e-mail/lettre de motivation où (jobsineu.net) vous avez vu cette offre d’emploi.